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关于做好厅档案收集归档工作的通知
信息发布时间:2017-08-29 信息浏览次数: 字号:【


厅机关各处室、直属各单位:

10月份,省档案局将对我厅档案工作进行科学化管理规范测评。为落实厅档案工作“争创先进单位”的要求,进一步做好档案收集归档工作,提升我厅档案工作科学化管理水平,现就有关事项通知如下:

    一、收集归档范围

按照《厅机关档案管理办法》要求,收集各处室、单位2017年8月底前形成的,列入归档范围、反映厅机关主要职能活动情况的各类文件材料,重点收集以厅名义制发(包括转发、与其他机关联合制发)编号的文件,厅代拟以省委、省政府或“两办”名义印发的文件,厅研究制定并正式颁布实施的地方性法规、行业标准、部门规章,住建部、省委、省政府主要领导同志及厅主要领导重要批示件,厅及内设机构成立、合并、撤销、更名、人员编制调整等文件材料,厅重大活动中形成的文书、照片、声像、实物档案以及厅网站、电子政务信息、微信、微博等电子平台信息资料,做到应归尽归,应收尽收。

二、归档要求

(一)文书档案:以厅名义印发文件,严格按照“两套制”移交,即留存正本和副本两套,其中正本由打印正文+领导签字发文稿纸+底稿(附属材料)组成,副本由3份打印正文组成;代拟发文、会签文、联合发文按打印正文3份+领导签字发文稿纸1份移交;地方性法规、行业标准、部门规章、建设年鉴、大事记按2套移交;其他应归档文件材料按1套进行移交。

(二)重大活动档案:由我厅具体承办,有中央、住建部、省委、省政府领导同志及厅主要领导参加的重要会议、调研、考察、博览会等,移交完整活动材料1套(具体参照《山东省住房和城乡建设厅重大活动档案管理制度》)。

(三)资料:以厅名义印发的各类文件汇编、出版物、各种统计资料、手册等,移交2套印刷本。

(四)电子档案:厅领导出席各种会议活动时的讲话、讲座课件ppt、pdf、word等电子文档。

(五)实物档案:奖牌、证书、勋章、锦旗等。

(六)照片、声像档案:以厅名义承办或厅主要领导参与的各类重要会议、重大活动的照片、录音、录像等,以光盘、移动U盘为载体,按1套进行移交。

(七)人物、基建档案:按1套进行移交。

(八)会计档案及各处室(单位)自行保管的专业档案,须向厅档案室移交档案目录1套。

三、有关要求

收集归档的文件材料应符合以下标准:归档文件材料须齐全、完整,不得残缺不齐;归档材料必须是原件,磁性载体文件必须是可读文件,无病毒,运转正常;归档文件材料应系统、条理、规范,分类科学准确。

各处室、单位请于94日前将应归档文件材料移交档案室,移交时需提交归档文件目录(见附件)纸质版、电子版各1份。为便于管理,请将本处室、单位分管档案工作同志及兼职档案员名单同时报档案室。

    联系人:贾丽静 朱雪非 电话:87080892

    邮箱:sdsjstdas@163.com

 

    附件:归档文件目录

 

       山东省住房和城乡建设厅办公室

     2017828



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